M.Vokáč: Zkušenosti se získáváním obchodních partnerů v SRN – prvotní kontakty

Získávání nových obchodních partnerů v SRN je složitý proces, jehož úspěšnost závisí na mnoha faktorech. Začíná vyhledáním partnera a v ideálním případě končí uzavřením obchodního případu. Rádi bychom se na tomto místě s Vámi podělili o zkušenosti se získáváním partnerů v SRN.

1.Vyhledání partnerů Vše začíná podrobnou specifikací potenciálního partnera, oboru jeho činnosti, velikosti společnosti, obratu či regionální nebo naopak celostátní působnosti. Čím přesněji je partner určen, tím kvalitněji a rychleji je možné jej vyhledat. Samotné vyhledávání partnerů je možné provádět různými cestami, my využíváme zejména německé internetové zdroje. Údaje uváděné v německých databázích firem jsou obvykle spolehlivé, přesto doporučujeme ověřit je na webových stránkách jednotlivých vytipovaných partnerů. Takto lze načerpat i soubor dalších užitečných informací o partnerech (např. velikost firmy, jméno jednatele či kontaktní osoby apod.). Důležitá je kvalita výběru, nikoliv pouze počet vyhledaných potenciálních partnerů.

2.Ověřování zájmu o spolupráci Za nejúčinnější způsob ověřování zájmu o spolupráci považujeme osobní kontakt s potenciálním partnerem, který je však velmi nákladný a náročný na kvalifikaci a časové možnosti českého dodavatele, popř. obchodníka. Optimální kompromis mezi náklady a dosahovaným efektem představuje kvalifikované použití telefonického spojení.

Při telefonickém ověřování zájmu o spolupráci doporučujeme začít přehledným uspořádáním informací získaných při předchozím výběru, zejména telefonních čísel, názvů firem a kontaktních osob. Optimální je obracet se vždy zásadně na jednatele (ředitele) oslovované firmy, protože většinou pouze on má pravomoc rozhodnout o zahájení spolupráce se zahraničním partnerem (navíc stále ještě ze země mimo EU). Pouze u velkých společností, u nichž není možné spojit se s jednatelem, lze případnou spolupráci nebo předložení nabídky projednat s ředitelem nákupu nebo s obdobně postaveným pracovníkem firmy.

Dalším krokem je sestavení možného „scénáře“ hovoru v německém jazyce, který slouží jako podklad pro vedení hovoru. Měl by obsahovat úvodní pozdrav, žádost o přepojení na jednatele, obsahovou stránku nabídky české firmy, případné předání kontaktních údajů pro zaslání poptávky a formální ukončení hovoru s projevením naděje na úspěšnou spolupráci. Po sestavení scénáře je možné zahájit samotné telefonické ověřování zájmu o spolupráci.

Velmi vhodné je pracovat v klidné a tiché kanceláři, která disponuje kvalitním telefonním spojením se SRN. Velmi důležitá je plná koncentrace na hovor a pečlivé zaznamenávání získaných informací. Příhodná doba pro volání je obvykle v rozmezí cca 9-12 a cca 14-16 hodin vyjma pondělí (doporučujeme volat až od 11 hodin) a pátku (nedoporučujeme volat vůbec). Zároveň je nutné brát v úvahu odlišné svátky v SRN i dobu dovolených.

Telefon na německé straně obvykle zvedá sekretářka či spojovatelka, u některých zejména větších společností je možné setkat se s automatickým příjmem hovorů. Je nutné nekompromisně žádat přepojení na jednatele (popř. na ředitele nákupu), pokud není k dispozici, pak alespoň předání jeho přímé provolby, která bude použita při opakovaném hovoru. Při rozhovoru s jednatelem doporučujeme krátce, stručně a výstižně představit českou společnost, resp. její nabídku a ověřit zájem o spolupráci, resp. o předložení nabídky. Je dobré být připraven na doplňující otázky z oboru, případně na to, že německý subjekt má aktuální poptávku (týká se zejména oblasti výroby) a je nutno mu ihned předat kontaktní údaje (telefonní a faxové číslo), aby mohl poptávku zaslat. Na závěr hovoru s jednatelem neuškodí zeptat se na jeho jméno a nechat si jej vyslabikovat, němečtí partneři to nepovažují za nijak nevhodné a pro český subjekt je absolutně správná znalost jmen kontaktních osob nevyhnutelná.

Německý partner se při solidně vedeném rozhovoru (v bezvadném německém jazyce) obvykle nebrání zahájení jednání o spolupráci. Odrazovým bodem pro zahájení jednání bývá většinou zaslání krátkého profilu české firmy a její stručné nabídky (v rozsahu max. 1 A4) včetně úplných kontaktních údajů faxem, případně zaslání kvalitních a reprezentativních propagačních materiálů v německém jazyce poštou.

3.Sestavení a předložení nabídky Při ověřování zájmu o spolupráci je vhodné snažit se od partnera zjistit co nejvíce informací o jeho zaměření a stanovit oblasti, které nejspíše připadají v úvahu pro zahájení spolupráce. Na základě těchto informací lze již prvotní nabídku určitým způsobem zacílit a konkretizovat. Pokud nabídce nepředchází poptávka, stačí obvykle předložit propagační materiál v německém jazyce poštou či (v podobě stručného profilu firmy) faxem. Při reakci na konkrétní poptávku je nutné odpovědět co možná nejrychleji, jelikož doby obvyklé pro reakci na poptávku jsou v SRN velmi krátké. Konkrétní nabídka by měla obsahovat co nejpřesnější specifikaci výrobků či služby a závaznou cenovou kalkulaci. Ceny jsou obvykle uváděny včetně proclení a dopravy do sídla odběratele (samozřejmě záleží na konkrétním požadavku německého zákazníka). Nabídka musí být sestavena v bezvadném německém jazyce a to především v oblasti odborných technických pojmů a platebních a dodacích podmínek. V případě, že si nejste jisti svými znalostmi, doporučujeme využít překladatelských služeb. Zabrání se tak pozdějším nesrovnalostem, omylům a nedorozuměním.

Jestliže je mezi telefonickým prověřováním zájmu o spolupráci a předložením nabídky delší časová prodleva, je vhodné se německému partnerovi těsně před zasláním nabídky znovu ohlásit a zaslání nabídky krátce připomenout. Poté v ideálním případě následuje konkrétní jednání o podrobnostech obchodního případu.

4.Závěr Na závěr bychom rádi podotkli, že se i při kvalitním výběru potenciálních partnerů a ověření zájmu musíme smířit s tím, že k samotné realizaci obchodního případu dojde jen u menší části oslovených partnerů. Úspěšnost se navíc výrazně liší u jednotlivých odvětví. Proto není vhodné vkládat do tohoto způsobu navazování nových obchodních kontaktů přehnané a nereálné naděje. Úspěch přináší pouze pečlivost a trpělivost při oslovování. Na druhou stranu lze takto získat velmi důležité informace o situaci na německém trhu a o potenciálních odběratelích a to s podstatně nižšími náklady než v případě jiných způsobů průzkumu trhu.

Ing.Matěj Vokáč Jednatel WebTrade CZ s.r.o.